Виртуальный порядок: тема № 8. «Порядок в электронной почте»

 

Информационный хлам — как ни странно, также отнимает у нас время, захламляет нашу жизнь, как и лишние вещи. Если вам кажется, что «ну лежит в почте 5000 непрочитанных писем и пусть лежат дальше», это все равно захламление вашей жизни лишней информацией, попробуйте выполнить это задание и очистить свою электронную почту!

  Вы сразу ощутите действие минимализма даже в виртуальном мире. Вам будет комфортно пользоваться своей почтой и находить нужную информацию. А также, такая «зачистка», может уберечь вас от денежных трат (например, стоит только отписаться от рассылок магазинов) и потери времени на «имитацию бурной деятельности» за компьютером и «зависания» в социальных сетях.

Ежедневно, мы с вами, получаем множество писем на электронную почту:

  • интернет-магазины,
  • рассылки с разных сайтов и проектов,
  • социальные сети, письма по работе.

Все они, неустанно и ежедневно напоминают о своем существовании!

Как не утонуть в море информации? Давайте организуем свой почтовый ящик!

Для начала, давайте посмотрим, чем грозит mail хаос?


Вас не пугает количество входящих писем на этой картинке?! Меня испугало однажды, и это фото, все что осталось от моего личного хаоса! Оно мне служит немым укором «Порядок в почте ежедневно»!

Если вы активный пользователь соц.сетей/покупатель и т.д. или же, вам поступает много писем по работе, то вы знаете, что все эти электронные письма скапливаются невероятно быстро!

А это значит, что:

1. Вы ежедневно тратите свое время на просмотр лишней в прямом смысле, информации;

2. Вы тратите ежедневно свое время на удаление множества лишних писем из электронного ящика;

3. Вы тратите время на поиски нужного письма (из-за большого количества писем).

4. Или же (о ужас!), вы можете случайно удалить важное письмо, в хаотичной попытке очистить свой электронный ящик.

Что в итоге: как видите, ключевая фраза — это «ТРАТА ВАШЕГО ВРЕМЕНИ», а трата времени — всегда порождает стресс! Вам нужен лишний источник стресса?! Если нет, то давайте его устраним!

Что же делать? Есть 3 важных решения для организации почты:

  • найти свою удобную систему регулярного очищения эл. ящика,
  • ограничить поступление лишней виртуальной информации,
  • завести привычку регулярно очищать электронную почту.

РАЗБИРАЕМ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ

ШАГ № 1. УДАЛИТЬ ЛИШНИЕ ПОДПИСКИ 

Этот простой шаг поможет вам сократить поток входящих писем и кучу свободного времени!

Лирическая отсебятина: Когда-то, я — как активная мама, покупатель и просто женщина, была подписана на все популярные сайты/блоги, на все то, что может быть полезным для красоты, дизайна, меню, здоровья, стиля, спорта, воспитания ребенка, обустройства дома и саморазвития!

По итогам, каждое утро, за чашечкой кофе, я просматривала свою почту, полную писем от всевозможных полезных ресурсов и это стало для меня настоящим «пожирателем времени»:

  • максимально полезное книжное издательство прислало анонс на свой новый хит? О боже, почему я не в курсе? Бегом его покупать, скачивать и тут же — читать!
  • популярный книжный магазин устроил феноменальную распродажу на детские книги и пособия? Срочно — на страницы интернет-магазина, метать все подряд в корзину, а то вдруг, у ребенка будет обделенное детство из-за нехватки очередной партии расхваленных модных книг!
  • супер-организованные мамы и гуру воспитания детей высылают полезные чек-листы, списки и прочее материалы да статьи? Скорее скачать и читать, а вдруг они откроют тайну, как 52 часа маминых обязанностей уместить в 24 часа человеческой жизни!? Вдруг они подскажут, где найти волшебную пилюлю, выпив которую мой дом сразу и навсегда станет чистым, ребенок станет гением, а неземная красота сохранится без диет, ухода и спорта!?:)

По итогам, чашка кофе с утра, могла растянуться чуть ли, не до обеда — а это, совершенно непозволительная роскошь в условиях материнства.

На самом деле, не так уж и много в рассылках, присылают что-то реально полезного и нужного, эту информацию нужно объективно оценивать.

Как же сохранить почту в порядке, но при этом — не потерять интересную информацию?! Для себя, я нашла простой способ — хранить все ссылки в шпаргалке. Конечно, он подойдет не всем, но поделюсь, вдруг вы найдете для себя что-то полезное:)!

Список-шпаргалка нужных и полезных сайтов

Я отписалась практически от всех рассылок, и составила список интересных и нужных сайтов с ссылками (его можно хранить например, в Pinterest), чтобы:

  • приходить на них только за нужной информацией,
  • и не отвлекаться!

Если я считаю сайт и ресурс полезным, если мне нравится то, что делает автор того или иного проекта — я сама зайду и посмотрю все новости, когда мне это необходимо.

В нем есть такие рубрики:

1. Магазины

2. Вдохновляющие блоги и сайты о детях

3. Блоги и сайты и спорте

4. Блоги и сайты о красоте и здоровье

5. Блоги и сайты о фотографии

6. Блоги и сайты об организации и порядке

7. Кулинарные сайты

8. Блоги и сайты о книгах

9. Блоги и сайты о саморазвитии

10. Кино и музыка

11. Путешествия и досуг

ШАГ № 2. УДАЛИТЬ ЛИШНИЕ ПИСЬМА

Просто удаляем ненужные письма, а затем очищаем корзину.

О чем стоит подумать — в следующий раз, когда на каком-то сайте вам предложат «бесплатно» непонятный тренинг, типа «Как спасти мир за 5 минут и заработать триллионы не вставая с дивана» или электронную книгу неизвестного «популярного автора» о воспитании детей, в обмен на адрес вашей драгоценной эл.почты — ПОДУМАЙТЕ:

  • нужен ли вам лишний груз сомнительной информации на жестком диске,
  • и о той «виртуальной кабале», по очистке электронной почты от ненужных писем.

ШАГ № 3 НАСТРАИВАЕМ ПАПКИ

Настройте фильтры в почте и создайте соответствующие папки по темам работа/друзья/интернет магазины/банк и т.д. Фильтры сами отправляют письма от определенного человека или организации в соответствующую папку.

В случае необходимости, найти какое-то письмо в каждой папке не составит труда.

Еще, у меня лично, есть папки под грифом:

  • «важно» ( письма очень важные на текущий момент),
  • «разобрать» (непонятные письма, не подпадающие не под одну категорию)
  • «архив» (важные письма, которые понадобятся в дальнейшем).

Письма из разных сервисов с регистрационными данными можно скидывать в папку «Регистрации», чтобы легче искать, если вдруг вы забудете записать какой-то пароль.

ШАГ № 4. ОТКЛЮЧАЕМ УВЕДОМЛЕНИЯ О ПОЛУЧЕННЫХ СООБЩЕНИЯХ

Это письма о всевозможных комментариях в соц.сетях и т.д. Вполне достаточно, что эти сообщения вы сможете прочитать, когда зайдете к себе в дневник/журнал/личный кабинет и на страницу в соц.сетях.

Важно помнить: все эти сообщения не только могут отвлечь вас от важных дел, но и тратится время на удаление этих «повторных» сообщений в эл.почте.

ШАГ № 5 ПРИВОДИМ В ПОРЯДОК адресную книгу и контакты

Лишнее следует удалить, а напротив важных адресов — можно сделать комментарии и важные пометки, чтобы вы не забыли данного адресата.

ПРОВЕРКА И ОЧИЩЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Можно выделить себе один день в неделе, для очистки электронной почты, но как показывает практика, если писем очень много приходит, этот процесс займет очень много времени.

Поэтому, как в системе флай-леди, проще убирать «кибер-горячие точки» каждый день, чем превращать это в генеральную уборку.

Можно придерживаться такой системы работы с эл.почтой на каждый день, которая предложена автором сайта www.blogohoz.ru:

УТРО. Проверяем почту и тут же действуем:

  • отвечаем на важные и срочные письма
  • сортируем по папкам для дальнейшего прочтения и исполнения
  • все лишнее удаляем, чтобы папка входящие осталась пуста.

ДЕНЬ. Повторяем схему, можно просмотреть некоторые папки по темам, если есть свободное время

ВЕЧЕР. Можно спокойно просматривать тематические папки, отвечать на не очень срочные письма.

Спам.Решить, как поступать с этими письмами, легче всего: их просто надо удалять. А чтобы как можно меньше рекламного мусора приходило на ваш электронный адрес, установите мощный антиспам-фильтр.


ЗАДАНИЕ ДНЯ:

1. Удаляем лишние письма.

2. Отписываемся от неактуальных рассылок и уведомлений.

3. Создаем папки по темам и настраиваем фильтры.

4. Приводим «контакты» и адреса в порядок — оставляем полезные комментарии к адресам, все лишнее удаляем.

P.S. Лучше потратить немного времени (не обязательно делать все за 1 день) и освободить себя и электронную почту от лишней информации. После этого простого шага, вы почувствуете радость избавления от лишней информации и сохраните драгоценное время!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *